Aanbesteden 2.0

Als branche weet iedereen al jaren dat de wetgever met de aanbestedingswet bedoeld heeft om een gelijk speelveld voor iedereen te creëren en dubieuze (of zelfs corrupte) situaties te voorkomen. We hebben hier met gemeenschapsgeld te maken en dat moet op dusdanige wijze besteed worden dat er geen twijfel over mag bestaan of dit op eerlijke wijze is uitgegeven.

Toch is er bij ons in de openbare verlichting een situatie ontstaan waarbij we met elkaar gedacht hebben dat we hier omheen konden, of moesten werken. Soms waren opdrachtgevers heel resoluut, soms wilden ze deze wet wat subtieler omzeilen. Laten we het geitenpaadjes noemen die bewandeld werden. In beginsel zijn de motieven om dit zo te doen namelijk goedbedoeld of uit noodzaak geboren.

Wij geloven namelijk niet dat de meeste beheerders slechte bedoelingen hadden bij de werkwijzen die men hanteerde. Redenen zoals door veel gemeenten aangevoerd werden klonken gevoelsmatig namelijk ook plausibel. Men wilde bijvoorbeeld ‘Geen allegaartje in het straatbeeld’, ‘De ingezette lijn door kunnen zetten’, ‘Fase 2, 3 en 4 van deze nieuwbouwwijk uniform houden’. En in sommige gevallen was men nu eenmaal ontzettend tevreden met de service en kwaliteit van een bepaalde fabrikant of leverancier. Logische redenen om voor te willen schrijven. Maar zoals doorgaans vaker het geval is, is ook hier een andere kant van de balans. Dus zijn er ook argumenten te benoemen die hier tegenover staan. Hoe zeker ben je van de beschikbaarheid van dat specifieke model? Esthetisch ziet een model er misschien gelijk uit maar technisch verandert er vrijwel jaarlijks iets significants. En door vast te houden aan specifieke modellen remt dit de noodzaak tot innovatie of de marktcorrectie op de verkoopprijs van dat product.

Een andere factor die hier speelt is de tijd waarin we leven, de toegenomen werkdruk en het gebrek aan mensen binnen gemeentelijke organisaties om meer tijd te steken in de voorbereiding bij een aanbesteding. ‘O ja, we moeten over een maand of vijf de markt op om opnieuw aan te besteden’. Wie (her)kent deze situatie niet? Het oude bestek uit de la trekken, in overleg met een adviesbureau en zo snel mogelijk aanbesteden. Herkenbaar, verklaarbaar, misschien ook wel begrijpelijk, … maar niet ideaal.

De uitspraak is op moment van schrijven nog niet openbaar (zaaknummer 200.326.596). Wel is de inhoud in hoofdlijnen bij steeds meer mensen bekend. Het komt er op neer dat de werkwijze zoals we die breed kennen niet langer aangehouden kan worden. En om in vakantiesferen te blijven, het gerechtshof spreekt daarin geen woord Spaans. Betekent dit dat je nu nooit meer kan werken met een specifiek model een bepaalde stijl, techniek of vorm? Nee. Zo zwart wit is het ook niet. We kennen bijvoorbeeld de percelenregeling en je kunt tot een bepaald bedrag als gemeente zelf producten inkopen. De welbekende directielevering. Let wel! Die zijn niet voor niets gelimiteerd maar bieden in specifieke gevallen precies de ruimte die je nodig hebt. Wil je echter op grote schaal weten waar je vooraf aan toe bent? Dan zal het proces uitgebreid moeten gaan worden. Als je vooraf wilt weten wat er in de buitenruimte komt te staan kun je niet meer vier of vijf maanden van tevoren in een paar weken een bestek op de markt zetten.

Aan de voorkant zul je aan het proces een paar stappen moeten toevoegen. Daarin bekijk je wat nodig en wenselijk is bij een armatuur of lichtmast. Hierbij moet je rekening houden met welke eisen redelijkerwijs te stellen zijn. Dit programma van eisen leg je voor in de markt. Hier kan dan op basis van objectieve criteria een winnaar uitkomen. Je kunt ook nog een proefopstelling en meting doen of zelfs op relatief eenvoudige manier inwoners mee laten beslissen. De winnaar van het door jouw gekozen proces kan dan zonder problemen opgenomen worden in de aanbesteding die kort daarna gehouden zal moeten worden. Je hebt dan namelijk een goed onderbouwd verhaal waarom je product X of Y gekozen hebt en daar niet van af wilt wijken. Mocht het toch een juridische kwestie worden dan heb je bij de rechter een uitstekend en sluitend verhaal. Dit proces zou je dan elke vier jaar moeten doorlopen om zodoende ook niet jezelf in de vingers te snijden omdat je nieuwe ontwikkelingen misloopt. Dit vereist uiteraard ook goede planning voor wat betreft de vervangingsopgave. Die zal gebiedsgebonden moeten plaatsvinden. Straat voor straat gaat niet meer lukken. Mogelijk dat je hierdoor de komende tijd oudere armaturen moet gaat herplaatsen om een goed gekaderd gebied in een keer te kunnen vervangen. Dat is voor dit moment helaas een wat onhandige bijkomstigheid door deze uitspraak.

Dan speelt ook nog hoe we om moeten gaan met 1 op 1 vervanging bij schade of storingen. Je wilt tenslotte geen wildgroei aan modellen in een woonwijk. Als je dit goed uitlegt in de documentatie en laat zien dat er voor  de grootschalige vervanging een eerlijk en transparant proces aan ten grondslag ligt, dan stellen wij dat er niemand in de markt een probleem van zal maken.