Beheer lichtmasten: van ad hoc naar proactief
Waarom pas in actie komen als het al te laat is?
Openbare verlichting. Het is zo’n vanzelfsprekend onderdeel van onze omgeving, dat je er pas echt bij stilstaat als het niet werkt. Maar achter elk goedwerkend lichtmastje schuilt een wereld aan beleid, planning en beheer. Zonder een doordacht beleid en een up-to-date vervangingsplan kan het al snel een chaotische bedoening worden. En dat is precies wat veel gemeenten ervaren.
Laten we eerlijk zijn: niemand wil dat zijn gemeente op de rem moet trappen omdat er geen geld is voor onderhoud of vervanging van verouderde lichtmasten. Toch gebeurt het vaker dan je denkt. Het probleem? Gemeenten denken vaak pas aan vervanging als het te laat is; als de eerste masten al zijn gesneuveld. En dan begint de race tegen de klok. De oplossing: een beleidsplan, vervangingsplan en een beheerplan maken. Veel werk? Ja, dat kost tijd. Maar daarmee regel je deze zaken in een soepel proces en bespaar je juist tijd, of in ieder geval energie!
Stap 1: een beleidsplan
In een beleidsplan maak je afspraken over hoe je als gemeente met openbare verlichting omgaat. Wil je lichtmasten na 40 jaar vervangen? Of vind je 50 jaar ook prima? Deze keuzes hebben financiële gevolgen. Een beleidsplan met begroting zorgt ervoor dat je deze keuzes vooraf kunt maken, zodat de raad precies weet waar ze ja tegen zeggen. Geen ad-hoc beslissingen, maar een duidelijk beleid waarmee je op tijd kunt anticiperen op vervangingen. Vind je het lastig of heb je geen tijd voor een beleidsplan? Kleine tip; wij zijn er bedreven in, dus kom maar op!
Stap 2: een vervangingsplan
Staat het beleidsplan op papier? Mooi dan zijn de kaders duidelijk. Tijd om concreter te worden met een vervangingsplan. Met een goed vervangingsplan weet je precies wanneer lichtmasten en armaturen aan vervanging toe zijn. Resultaat: geen onaangename verrassingen, geen noodoplossingen en een goed georganiseerde vervanging die financieel haalbaar is. Of een beleidsplan en een vervangingsplan allebei nodig zijn? Dat is wel ideaal, maar hoeft niet per se. Je kunt ook met één van deze twee documenten naar de raad om budget te regelen.
Stap 3: aanbesteden
Als het areaal in beeld is gebracht samen met de staat van alle armaturen en wat er vervangen moet worden, kun je een bestek gaan schrijven. En ja; houd hierbij de volgorde van deze stappen aan! We hebben al regelmatig gezien dat de procedure van het beleidsplan gelijkloopt met de aanbesteding. Het gevolg? De aannemer gaat enthousiast van start terwijl er nog geen geld is omdat de raad nog geen klap heeft gegeven op de stukken. Hoe zou dat aflopen…
Eigenlijk is het heel simpel; deze drie stappen moeten samen een treintje vormen dat iedere vier jaar op het perron van jouw gemeente voorbijkomt. Het liefst gelijklopend met de zitting van de raad, zodat de nieuwe raad kan beslissen hoe de gemeente de komende 4 jaar met openbare verlichting omgaat.
Stap 4: beheerplan
En wil je dan écht het beste jongetje van de klas zijn, dan maak je ook nog een beheerplan. Hierin maak je concreet hoe je de uitvoering van het beheer aanpakt. Hier komen verder geen kosten bij kijken, alleen de reguliere exploitatiekosten. Eén ding weten we zeker, door dit proces goed in te richten, loopt het als een trein en voorkom je veel frustratie en problemen. Geen race tegen de klok, maar controle.
Voorkom deze risico’s!
De risico’s die je loopt als je geen heldere plannen maakt?
-
Geen geld om lichtmasten te vervangen en onderhouden;
-
Paniekvoetbal en ad hoc werk: alles moet snel snel snel;
-
Discussies met burgers, omdat je geen gegrond antwoord hebt over hun vragen of verzoeken op het gebied van openbare verlichting. Want tja, waar staat dat dan, dat iets niet kan of mag? Dan stappen ze maar naar de wethouder. Kortom: gedoe. Met een helder beleidsplan voorkom je dat.
Valkuil: areaal niet goed in beeld
Dit hele proces kan alleen goed verlopen als je als gemeente je areaal goed in beeld hebt. Anders ga je uit van foutieve informatie. Je moet weten hoeveel lichtmasten er staan, hoe oud deze zijn, wat de staat is en welke type armaturen erin zitten. Anders ga je bijvoorbeeld aanbesteden voor 800 nieuwe lichtmasten terwijl er 400 een paar jaar geleden nog zijn vervangen. Dat kan toch niet waar zijn, dat dit gebeurt? Jawel hoor, dit zien we gewoon in de praktijk terug (we noemen geen namen).
En dat begrijpen we ook wel. Vaak is het druk op het werk en zijn er handjes te kort. Kost het te veel tijd om je hele areaal in beeld te brengen? Laat dit dan aan ons over. We doen dit met veel ervaring én plezier.
Bepaal nu je proceskalender
Om grip te houden op de tijdslijnen en processen rondom openbare verlichting, is een duidelijke proceskalender onmisbaar. Het geeft je inzicht in welke stappen je wanneer moet zetten, van beleid tot aanbesteding. Dat voorkomt tijdsdruk en zorgt ervoor dat je niet achter de feiten aanloopt. Wil je weten hoe je dit proces voor jouw gemeente in kaart kunt brengen? Bel dan met Niels van ’t Hof op 06 46 13 55 45. Hij geeft je graag inzicht om de benodigde stappen op de juiste momenten te zetten.